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Ich bin ein echter Fan von Workshops. Und: Ich kann Workshops nicht ausstehen. Ich bin regelrecht geteilt, zweigeteilt oder sogar „mehr“-geteilt. Ich kenne langweilige Workshops, Gelaber und Geschwätz, Aneinander-Vorbeireden, nicht zuhören können, Unverständnis, unvorbereitet sein, Blockaden und vieles mehr, was einen Workshop zu einer unendlich negativen Erfahrung werden lassen kann. Gott sei Dank gibt es aber auch Workshops mit Inspiration, Aufmerksamkeit, Wissensvermittlung und -erarbeitung, gegenseitigem Zuhören und Zusammenarbeit, Kreativität, Vorankommen, positiven Überraschungen, Disziplin und Erfolg.

Als Fan eines guten Workshops bin ich von dessen Vorteilen voll überzeugt. Wir bei unlimited haben uns deshalb entschlossen, uns aktiv für gute Workshops einzusetzen. Der folgende Beitrag beschäftigt sich mit der Vorbereitung eines Workshops, der Folgebeitrag mit der Durchführung.

Investieren Sie in eine gute Vorbereitung

Ein guter Workshop steht und fällt mit seiner Vorbereitung. Machen Sie sich also ausreichend Gedanken über den Workshop, lange bevor er überhaupt startet.

  • Wer moderiert?

Als Initiator des Workshops ist Ihre erste Entscheidung, wer den Workshop leitet. Wollen Sie es selbst machen oder diese Funktion einem Mitarbeiter oder sogar einem externen Moderator übergeben? Für alle Varianten gibt es gute Gründe. So kann ein externer Moderator z.B. über Spezial-Know-how im geplanten Thema verfügen oder aufgrund seiner

Ausbildung besonders geeignet sein. Beachten Sie aber bitte: Stimmen Sie sich mit einem Mitarbeiter in der Funktion des Moderators oder externen Fachleuten im Detail ab. An dieser Stelle sollte nichts dem Zufall überlassen werden.

  • Was ist Zweck und Ziel des Workshops?

Werden Sie sich klar darüber, warum Sie diesen Workshop überhaupt veranstalten. Soll motiviert, ein Team zusammengeschweißt oder ein konkretes Problem besprochen und – bestenfalls – gelöst werden? Müssen zeitliche Aspekte berücksichtigt werden oder können Sie einen Prozess in Ruhe in Gang setzen? Wissen Sie, was Sie unbedingt erreichen wollen? Haben Sie sich Gedanken darüber gemacht, was Sie tun, wenn es schwierig wird mit dem Erreichen des anvisierten Zieles?

  • Wer sind die Teilnehmer?

Legen Sie fest, wer an dem Workshop teilnehmen soll. Beachten Sie, dass Sie bei Gruppen von mehr als 20 Personen wahrscheinlich mehrere Moderatoren brauchen, um den Workshop sicher führen zu können. Fragen Sie sich, ob Sie für diesen Workshop besondere Spielregeln einführen müssen, um Hierarchien, unterschiedliche Blickwinkel auf das Thema sowie verschiedene Interessen und Erfahrungen der Teilnehmer zu berücksichtigen.

  • Wie soll das Ergebnis aussehen?

Entscheiden Sie bereits jetzt, wie die Darstellung des Ergebnisses sein soll. Reicht Ihnen eine To-do-Liste? Sollen Aufgaben einzelnen Teilnehmern bereits zugeordnet werden. Bevorzugen Sie eher eine Zusammenstellung der erarbeiteten Vorschläge, Erkenntnisse oder Vereinbarungen? Oder soll das Workshop-Ergebnis detailliert beschrieben und in Form einer Handlungsanweisung oder eines Projektberichts den Beteiligten zur Verfügung gestellt werden? Eventuell sogar mit einem Zeitplan?

  • Wie ist der Ablauf?

Legen Sie den Ablauf grob fest. Bewährt haben sich zeitliche Blöcke von 1 ½ Stunden, je zwei am Vormittag und am Nachmittag. Informieren Sie alle Teilnehmer möglichst im Vorfeld über die Agenda und die Ziele des Workshops und sorgen Sie dafür, dass sich alle Teilnehmer soweit wie nötig auf den Workshop vorbereitet haben. Überlegen Sie gut, wo Sie den Workshop veranstalten wollen. Das Ambiente kann den Verlauf eines Workshops durchaus positiv beeinflussen. Und vergessen Sie nicht, ausreichend Pausen einzuplanen.

  • Gibt es Risiken, die einen erfolgreichen Verlauf gefährden könnten?

Stellen Sie sich zuletzt die Frage, ob es Einflüsse oder Ereignisse geben könnte, die den Erfolg des Workshops beeinträchtigen oder sogar gänzlich gefährden könnten. Kann es zu Konflikten unter den Teilnehmern kommen? Was passiert, wenn die Beteiligten nicht ausreichend vorbereitet sind? Was, wenn es zu Blockadehaltungen kommt?

Mit diesen Stichpunkten haben Sie zwar keine hundertprozentige Gewähr dafür, dass ihr Workshop ein sicherer Erfolg wird. Sie haben sich aber und die anderen Beteiligten intensiv auf das Ereignis vorbereitet. So leicht werden Sie jetzt nicht mehr aus der Bahn geworfen.

Im nächsten Beitrag beschäftigen wir uns mit der Durchführung eines Workshops. Wir stellen uns die Frage: „Wie sollte man in einem Workshop arbeiten, damit dieser garantiert ein Erfolg wird?“

Autor: Ernst Nill. Geschäftsführer der Content-Margeting-Agentur ucm communications marketing gmbh berlin

Titelbild: © TCmake_photo – iStock.com